Benutzerhandbuch – Fintime 2026

1. Einführung

Fintime 2026 ist eine auf Microsoft Excel basierende Lösung für Zeiterfassung und Fintimeberechnung. Anhand der erfassten Mitarbeiterdaten, Fehltage und Betriebsstruktur berechnet das Programm automatisch die täglichen Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters und stellt diese in übersichtlichen Druckansichten (Wochen- und Monatsansicht) dar.

Datenfluss:

MITARBEITER ──┐
              ├──► FLEXIBEL ──► DRUCKWOCHE / DRUCKMONAT
FEHLTAGE ─────┘

Das Programm arbeitet vollständig innerhalb von Microsoft Excel und benötigt keine zusätzliche Software.

2. Systemvoraussetzungen

Mindestanforderungen

Komponente	Anforderung
Betriebssystem	Windows 10 (64-Bit), Version 1903 oder neuer
Microsoft Office	Microsoft Excel 2019 (Standalone) oder Microsoft 365
Prozessor	Intel Core i3 (4. Gen.) oder AMD Ryzen 3, min. 2,0 GHz
Arbeitsspeicher (RAM)	4 GB
Festplattenspeicher	500 MB freier Speicher
Bildschirmauflösung	1366 × 768 Pixel
Makrosicherheit	Makros müssen aktiviert sein (*.xlsm)
Schriftarten	Standard-Windows-Schriftarten (Calibri, Arial)
Netzwerk	Erforderlich (beim Start)

Empfohlene Anforderungen

Komponente	Anforderung
Betriebssystem	Windows 10 / 11 (64-Bit), vollständig aktualisiert
Microsoft Office	Microsoft 365 Business (monatlicher Updatekanal)
Prozessor	Intel Core i5/i7 (8. Gen.+) oder AMD Ryzen 5/7, min. 2,5 GHz
Arbeitsspeicher (RAM)	8 GB oder mehr
Festplattenspeicher	SSD mit mindestens 1 GB frei
Bildschirmauflösung	1920 × 1080 (Full HD) oder höher
Makrosicherheit	Vertrauenswürdiger Speicherort im Excel Trust Center konfiguriert
Netzwerk	Optional (LAN empfohlen für zentrale Dateispeicherung)

Softwareanforderungen

• Excel-Version: Excel 2019 oder Microsoft 365 für Windows (Excel für Mac wird NICHT unterstützt)
• VBA (Makros): Müssen beim Öffnen aktiviert oder über das Excel Trust Center vorab autorisiert sein
• Dateiformat: *.xlsm (Makrofähige Excel-Arbeitsmappe)
• Sprache / Region: Deutsch (Schweiz oder Deutschland) empfohlen – Datumsformate und Dezimaltrennzeichen
• Zusätzliche Software: Keine externe Software erforderlich

Wichtig: Excel für Mac wird nicht unterstützt (Kontrollkästchen / Formularsteuerelemente verhalten sich auf dem Mac anders). Bei Ausführung von einem Netzwerklaufwerk kann die Berechnungsgeschwindigkeit erheblich reduziert sein – lokale Ausführung wird empfohlen. Regelmässige Datensicherungen werden dringend empfohlen.

3. Installation und Ersteinrichtung

Schritt 1 – Datei speichern

Speichern Sie die Datei Fintime2026.xlsm in einem lokalen Ordner (z. B. C:\Fintime2026\). Vermeiden Sie Netzwerklaufwerke für den täglichen Gebrauch.

Schritt 2 – Makros aktivieren

Beim erstmaligen Öffnen der Datei erscheint eine gelbe Sicherheitswarnung:

⚠ Makros wurden deaktiviert. → Klicken Sie auf Inhalt aktivieren

Das Programm funktioniert ohne Makros nicht.

Schritt 3 – Vertrauenswürdigen Speicherort einrichten (empfohlen)

Um die Sicherheitswarnung dauerhaft zu vermeiden:

1. Öffnen Sie die Excel-Optionen (Datei → Optionen)
2. Trust Center → Einstellungen für das Trust Center
3. Vertrauenswürdige Speicherorte → Neuen Speicherort hinzufügen
4. Wählen Sie den Ordner, in dem Fintime2026.xlsm gespeichert ist
5. Bestätigen Sie mit OK

Schritt 4 – Erstkonfiguration

Beim ersten Start konfigurieren Sie die folgenden Bereiche:

• Arbeitsblatt EINSTELLUNGEN: Jahr, Zeitfaktor, Zufallsfaktor
• Arbeitsblatt BETRIEBSSTRUKTUR: Betriebszeiten eingeben
• Arbeitsblatt MITARBEITER: Mitarbeiterstammdaten eingeben
• Arbeitsblatt FEHLTAGE: Fehltagearten definieren

Schritt 5 – Kontrollkästchen einrichten

Um die Kontrollkästchen für freie Tage korrekt zuzuweisen, führen Sie das Makro SetupCheckboxen einmalig aus:

1. Drücken Sie Alt + F8 (Makro-Dialog öffnen)
2. Wählen Sie SetupCheckboxen
3. Klicken Sie auf Ausführen

4. Programmübersicht – Arbeitsblätter

Arbeitsblatt	Funktion
MITARBEITER	Stammdaten aller Mitarbeiter eingeben
FEHLTAGE	Fehltagearten und Abwesenheiten verwalten
EINSTELLUNGEN	Globale Konfiguration (Jahr, Faktoren, Typen)
BETRIEBSSTRUKTUR	Betriebszeiten und Wochenstruktur
FLEXIBEL	Berechnungsergebnisse (automatisch befüllt)
DRUCKWOCHE	Wochenansicht zum Drucken
DRUCKMONAT	Monatsansicht zum Drucken

Hinweis: Das Arbeitsblatt FLEXIBEL wird automatisch vom Programm befüllt und sollte nicht manuell bearbeitet werden.

5. Erfassung der Mitarbeiterstammdaten (MITARBEITER)

Das Arbeitsblatt MITARBEITER enthält alle relevanten Stammdaten. Die erste Datenzeile beginnt in Zeile 6.

Spaltenübersicht

Spalte	Feld
D	Wochenstunden (Pflichtfeld)
E	Basis-Startzeit
F	Pause von
G	Pause bis
J	Eintrittsdatum
K	Austrittsdatum
L	Ferienbeginn
M	Ferienende
N–T	Freie Tage Mo–So (Kontrollkästchen: ✓ = freier Tag)
U	Zufällige minimale Startzeit
V	Zufällige maximale Startzeit
W	Zufällige minimale Endzeit
X	Zufällige maximale Endzeit

Mitarbeiter hinzufügen

1. Fügen Sie ab Zeile 6 eine neue Zeile ein (oder nutzen Sie die nächste leere Zeile)
2. Geben Sie die Wochenstunden in Spalte D ein (Pflichtfeld)
3. Geben Sie Arbeitszeiten, Pausen und Beschäftigungsdaten ein
4. Markieren Sie freie Tage mit Kontrollkästchen (siehe Kapitel 6)
5. Verlassen Sie das Arbeitsblatt → die Berechnung startet automatisch

Mitarbeiter entfernen

1. Löschen Sie die Zeile des Mitarbeiters oder leeren Sie diese
2. Verlassen Sie das Arbeitsblatt → veraltete Daten in FLEXIBEL werden automatisch bereinigt

Wichtig: Das Feld Wochenstunden (Spalte D) muss einen numerischen Wert grösser als 0 enthalten. Leere oder ungültige Einträge werden übersprungen.

6. Freie Tage (Kontrollkästchen)

Die freien Tage jedes Mitarbeiters werden über Kontrollkästchen in den Spalten N bis T (Montag bis Sonntag) festgelegt.

• ✓ (angekreuzt) = freier Tag (wird nicht als Arbeitstag gezählt)
• □ (leer) = Arbeitstag

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Montag bis Freitag:

Mo (N)	Di (O)	Mi (P)	Do (Q)	Fr (R)	Sa (S)	So (T)
□	□	□	□	□	✓	✓

Kontrollkästchen einrichten

Bei der ersten Verwendung ausführen: Alt + F8 → Makro SetupCheckboxen → Ausführen

Nach der Einrichtung werden Änderungen an den Kontrollkästchen automatisch übernommen, wenn das Arbeitsblatt MITARBEITER verlassen wird.

Hinweis: Kontrollkästchen müssen über das Makro eingerichtet werden, um eine korrekte Zellverknüpfung sicherzustellen. Manuell verschobene Kontrollkästchen können zu fehlerhaften Zuordnungen führen.

7. Fehltageverwaltung

Das Arbeitsblatt FEHLTAGE enthält die Abwesenheiten der Mitarbeiter (Krankheit, Ferien, Feiertage usw.).

Fehltagearten (EINSTELLUNGEN P4:S55)

Die verfügbaren Fehltagearten werden im Arbeitsblatt EINSTELLUNGEN, Spalten P bis S (Zeilen 4–55), definiert:

• Spalte P: Schlüssel (Typencode)
• Spalte Q: Startzeitfaktor

Fehltag erfassen

Jeder Mitarbeiter hat einen 6-Spalten-Block:

Offset	Spalte (Beispiel)	Zweck
0	F, L, …	Kennzeichen (1 = Fehltag vorhanden)
1	G, M, …	Typencode (aus Einstellungen)
2	H, N, …	Beschreibung (automatisch über Verweis ausgefüllt)

1. Setzen Sie das Kennzeichen (Offset 0) auf 1 für den betreffenden Tag
2. Geben Sie den Typencode (Offset 1) aus den definierten Fehltagearten ein
3. Die Beschreibung wird automatisch ausgefüllt

8. Einstellungen konfigurieren

Das Arbeitsblatt EINSTELLUNGEN enthält die globale Konfiguration.

Wichtige Zellen

Zelle	Zweck
A1	Zeitfaktor (faktorA1) – beeinflusst die Arbeitszeitberechnung pro Tag
A2	Zufallsfaktor (faktorA2) – steuert die zufällige Variation der Arbeitszeiten
B23	Berechnungsjahr (z. B. 2026)

Fehltagearten definieren (P4:S55)

Es können bis zu 52 Fehltagearten definiert werden:

• Spalte P: Eindeutiger Schlüssel / Code
• Spalte Q: Startzeitfaktor (0 = kein Arbeitsbeginn)

Hinweis: Die Spalten E bis K in Zeile 4 (freie Tage in Einstellungen) werden nicht mehr verwendet. Freie Tage werden ausschliesslich aus dem Arbeitsblatt MITARBEITER (Spalten N–T) gelesen.

9. Betriebsstruktur

Das Arbeitsblatt BETRIEBSSTRUKTUR definiert die betrieblichen Rahmenbedingungen des Unternehmens.

Relevanter Bereich: J4:K42 (39 Zeilen) – Betriebszeiten und Strukturdaten

Dieses Arbeitsblatt dient als Referenz während der Berechnung. Änderungen wirken sich auf alle nachfolgenden Berechnungen aus.

10. Automatische Berechnung (FLEXIBEL)

Funktionsweise der Berechnung

Das Programm berechnet automatisch die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter und schreibt die Ergebnisse in das Arbeitsblatt FLEXIBEL.

Die Berechnung wird ausgelöst durch:

• Verlassen des Arbeitsblatts MITARBEITER (Blattwechsel)
• Änderungen in anderen Arbeitsblättern (verzögert, nach 1–2 Sekunden)
• Beim Öffnen der Arbeitsmappe (einmalig)

Berechnungsergebnisse

Für jeden Mitarbeiter werden folgende Werte pro Tag berechnet:

Feld	Beschreibung
Kennzeichen	1 = Arbeitstag, 0 = freier Tag / Fehltag
Start	Arbeitsbeginn (mit zufälliger Variation)
Ende	Arbeitsende (berechnet)
Pause	Pausendauer
Differenz	Nettoarbeitszeit
K	Manuell anpassbarer Korrekturfaktor (wird nicht überschrieben)

Wichtig: Die Spalte K (Korrekturfaktor) wird vom Programm nicht überschrieben und kann manuell angepasst werden.

Vermeidung von Geistermitarbeitern

Wenn die Anzahl der Mitarbeiter reduziert wird, löscht das Programm automatisch alle veralteten Daten in FLEXIBEL.

Manuelle Neuberechnung

Falls eine sofortige Neuberechnung erforderlich ist: Alt + F8 → Makro BerechneAlles → Ausführen

Oder: kurz das Arbeitsblatt MITARBEITER verlassen und wieder zurückkehren.

11. Druckansichten

Druckwoche (Wochenansicht)

Zeigt die Arbeitszeiten der aktuellen Woche für alle Mitarbeiter. Enthält pro Tag: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause, Nettoarbeitszeit.

Druckmonat (Monatsansicht)

Zeigt die Arbeitszeiten des aktuellen Monats für alle Mitarbeiter. Enthält alle Arbeitstage mit berechneten Zeiten.

Drucken

1. Wählen Sie das gewünschte Druckblatt (DRUCKWOCHE oder DRUCKMONAT)
2. Datei → Drucken (oder Ctrl + P)
3. Der Druckbereich ist vordefiniert – weitere Einstellungen sind nicht erforderlich

Hinweise: Arbeitsfreie Tage erscheinen als leere Zeilen (beabsichtigt). Nullwerte (0:00) werden als leere Zellen dargestellt. Druckansichten beziehen ihre Daten ausschliesslich aus dem Arbeitsblatt FLEXIBEL.

12. Mehrsprachige Unterstützung

Das Programm unterstützt mehrere Sprachen, auswählbar im Arbeitsblatt EINSTELLUNGEN.

Sprache ändern

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt EINSTELLUNGEN
2. Wählen Sie die gewünschte Sprache (Zelle B1 oder Sprachauswahl-Dropdown)
3. Starten Sie die Berechnung neu (Blattwechsel oder Makro BerechneAlles ausführen)

Übersetzungen werden aus dem Arbeitsblatt SPRACHE geladen und automatisch auf alle relevanten Bezeichnungen angewendet.

13. Spaltenbreitenanpassung

Das Programm passt die Spaltenbreiten automatisch an:

• Beim Öffnen der Arbeitsmappe: Alle Blätter werden einmalig angepasst
• Beim Blattwechsel: Das neu aktivierte Blatt wird automatisch angepasst

Manuelle Anpassung: Alt + F8 → Makro AlleSpaltenAnpassen → Ausführen

14. Datensicherung

Da das Programm Daten direkt in die Excel-Datei schreibt, werden regelmässige Datensicherungen dringend empfohlen.

Empfohlene Sicherungsstrategie

• Täglich: Kopie der *.xlsm-Datei mit Datum im Dateinamen (z. B. Fintime2026_Backup_20260302.xlsm)
• Wöchentlich: Kopie auf externen Speicher oder in die Cloud
• Vor grösseren Änderungen: Immer zuerst eine Sicherung erstellen

Sicherung erstellen

1. Schliessen oder speichern Sie die Datei
2. Öffnen Sie den Datei-Explorer
3. Kopieren Sie die Datei und benennen Sie sie mit dem aktuellen Datum um
4. Speichern Sie sie an einem sicheren Ort (externes Laufwerk, Cloud, Netzwerk)

Warnung: Änderungen, die nach der letzten Sicherung vorgenommen wurden, gehen im Falle eines Datenverlusts unwiderruflich verloren.

15. FAQ und Fehlerbehebung

Makros laufen nicht / Berechnung startet nicht : Aktivieren Sie Makros (gelbe Warnleiste → Inhalt aktivieren), oder verschieben Sie die Datei an einen vertrauenswürdigen Speicherort.

Kontrollkästchen funktionieren nicht / fehlerhafte Zuordnung : Führen Sie das Makro SetupCheckboxen erneut aus (Alt + F8).

Berechnungsergebnisse sind veraltet : Verlassen Sie das Arbeitsblatt MITARBEITER und kehren Sie zurück, oder führen Sie BerechneAlles manuell aus.

FLEXIBEL zeigt Mitarbeiter an, die nicht mehr existieren : Starten Sie die Berechnung neu – das Programm bereinigt automatisch. Falls das Problem bestehen bleibt, führen Sie BerechneAlles aus.

Druckansicht zeigt 0:00 statt leerer Zellen : Lösen Sie eine Neuberechnung aus. Falls das Problem bestehen bleibt, kontaktieren Sie den Support.

Übersetzung ändert sich nicht beim Sprachwechsel : Starten Sie die Berechnung neu (Blattwechsel oder BerechneAlles ausführen).

Programm ist sehr langsam : Speichern Sie die Datei lokal (nicht auf einem Netzwerklaufwerk), schliessen Sie andere Excel-Dateien und prüfen Sie den verfügbaren Arbeitsspeicher (empfohlen: 8 GB).

Fehler beim Öffnen der Datei : Aktivieren Sie Makros, prüfen Sie die Excel-Version (mindestens Excel 2019 für Windows), oder verwenden Sie eine Sicherungskopie.

Excel für Mac – Kontrollkästchen funktionieren nicht : Dieses Programm ist nicht für Excel für Mac konzipiert. Bitte verwenden Sie Windows mit Excel 2019 oder Microsoft 365.

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Technischer Support: Bei Problemen, die durch dieses Handbuch nicht gelöst werden können, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder den Programmentwickler.

Entwickler: FININ | Version: Fintime 2026, v1.0 | März 2026